Das papierlose Büro weiterhin uns entziehen

2013-12-28  |  Comebuy News

Seit den Anfängen der Personal Computer wurden Vorhersagen über eine volldigitale Zukunft wo Papier klein aber eine ferne Erinnerung war. Jahrzehnte später, scheint es, wie wir Fortschritte, in Richtung "papierloses Büro gemacht haben", aber die utopische Vision ist noch ein langer Weg.

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Adobe, die digitale Signatur Firma Echosign 2011 gekauft haben, führte eine Studie, um herauszufinden, wie Dinge auf dem Weg zu unserer digitalen Dokumente künftige Fortschritte machen. Die Studie basiert auf Daten aus einer online-Umfrage unter 1051 US-Managern, die Entwurf, senden oder Zeichen Verträge und Vereinbarungen in kleinen, mittleren und großen Unternehmen.

Der Bericht "Papier: eine gefährdete Spezies?" deckt einige interessante Ergebnisse. Etwas mehr als glauben die Hälfte der Befragten, 51 Prozent, dass digitaler Workflow, macht Archivierung und Verwaltung von Dokumenten leichter und 61 Prozent sagen, dass Arbeiten Digital Kosten spart. Fast ein Drittel sogar das Gefühl dieser digitale Workflow gibt ihnen einen Vorteil und hilft ihnen, Unternehmen zu gewinnen.

Schön und gut. Blick auf die Infographik von Adobe, sind diese Zahlen in die richtige Richtung--Neigung allerdings nicht so stark wie ich, nach Jahrzehnten des Versprechens eines papierlosen Büros erwarten würde. Dann bekommen wir Verträge. Die Ergebnisse der Umfrage sind fast einstimmig (98 Prozent), tatsächliche Verträge oder juristische Dokumente noch fertig sind, Verwendung von Papier--obwohl fast drei Viertel glauben Leben wäre einfacher, wenn Verträge Digital gemacht wurden.

Als freiberufliche Analyst und Berater kann ich dafür garantieren, dass die meisten Unternehmen immer noch auf Papier angewiesen. Ich habe auf beiden Seiten des Papier-vs.-Digital Divide, und ich kann aus Erfahrung sagen, dass digitale Verträge viel mehr efficient.percent sind), tatsächliche Verträge oder juristische Dokumente noch fertig sind mit Papier, obwohl fast drei Viertel Leben glauben wäre einfacher, wenn Verträge Digital gemacht wurden.

In der Regel, wenn ja, ich mit einem Client arbeiten möchte, sende ich über einige Entwurf-Sprache als Vertrag zu verwenden. Der Client dann trägt fehlenden Details, und sendet das Dokument zurück--in der Regel in Form einer PDF-Datei. Ich muss dann die PDF-Datei ausdrucken, so kann ich unterschreiben, und durchsuchen das signierte Dokument, damit ich sie an den Client zurückgeben kann. Der Client muss dann meine signierte Druckversion und unterschreiben Sie es selbst, so dass sie zu scannen und den abgeschlossenen Vertrag zu mir zurück. Es ist ein mühsamer Prozess, der Papier beidseitig verschwendet.

Ich habe auch mit Kunden gearbeitet, die eine digitale Signatur-Tool einsetzen. Ich erhielt eine e-Mail mit einem Link zu "Dokument unterschreiben". Ich unterschrieb den Vertrag Digital, und wir waren fertig und bereit zum Geschäfte machen. Kein Muss, kein Stress und kein Papier verschwendet.

Banken sind die schlimmsten Übeltäter. Wenn ich mein Auto gekauft habe und ich kaufte dort mein Haus wurden Unmengen von Papier verwendet. Sie wollten sogar etwas archaisch bezeichnet ein Faxgerät zu nutzen (schauen sie auf Wikipedia). Ich paraphiert und genug Papier zu einem kleinen Wald zerschlagen, nur um die Transaktionen abzuschließen.

Papierlose Büro? Wir machen langsam Fortschritte auf dieses Ziel, aber wir sind weit davon entfernt, erreichen die utopischen Wunschtraum.

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